WBS関連 第三弾はWBSを作る理由についてです.
これも大きく3つの理由があります.
(1)プロジェクトのスコープを明確にする
(2)プロジェクトの進捗状況を見える化する
(3)責任分担を明確にする

(1)プロジェクトのスコープを明確にする

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 プロジェクトのスコープを明確にするのはとてもむずかしいです.スコープ定義の出来次第ででプロジェクトの成功の6割が決まると言っても過言ではないと思います.

スコープというのは,プロジェクトの対象範囲のことで,つまり「取り組むこと」と思っていただければ,ほぼ間違いありません.「やること」と「やらないこと」を明確にするということです.

WBSの作り方で説明しました通り,WBSにはそのプロジェクトの全てのスコープが含まれています.ですのでWBSのタスクは全て「やること」です.逆に言うと,WBSに上がっていない作業はすべて「やらないこと」になります.

日本企業の場合,この変があいまいで「阿吽の呼吸」とか「空気を読む」とかで本来やらなくていいはずの事が,なぜかやることになっていて揉めたりしますね.でもしっかりとWBSを作って合意しておけば,必要に応じて追加費用の請求や納期の順延などを交渉する余地がでてきます.

私が,会社でWBSの必要性を説明する時は,自身を守るためにもWBSを作りましょうといいます.

(2)プロジェクトの進捗状況を見える化する

Graph With Stacks Of Coins

 WBSには全てのタスクが上がっていますので,単純に末端のタスクの数と完了したタスクの数がわかれば自ずと進捗率が見えます.ただそのためには,末端のタスクの粒度を揃える必要があります.

一般的にワークパッケージと呼ばれる単位までに分解して,プロジェクトの規模によって異なり小規模なら40時間か大規模なら80時間がベストと言われています.

これは,進捗をフォローするタイミング週1なら40時間,隔週なら80時間と言われています.でも難しく考える必要無く,末端のタスクを見比べて明らかに規模が大きなタスクがあれば更に分解すれば良いだけです

(3)責任分担を明確にする

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タスク1つ1つに担当者を割り振ることで,責任範囲が明確になります.また同様に負荷状況を明確になります.これによって,皆が責任をもって作業に取り組めるようになりますね.

 

 最後に追加で1つ,「アイスブレーキング」としてWBS作成を使うと良いとも言われています.プロジェクトに集まるメンバは,初めての人も多いです.そういう場合に,プロジェクトの全体像を皆で把握しながら,会話することができるのは良い機会です.

 まだ,プロジェクト発動前にしっかりコミュニケーションを取ることで,プロジェクト開始後も円滑に進めることが出来ますね.